Slackで学校や保育園のプリントを効率よく共有する方法!欲しいプリントが一瞬で見つかる!

パパ
パパ

今度の三者面談のプリントってどこにしまった?

ママ
ママ

私じゃないわよ!パパしまったんじゃない!?

パパ
パパ

えーオレかな?希望の時間を書いて提出しなきゃいけないのに!

ママ
ママ

そんな大事なプリントなの!?ちゃんと言ってよー!!

こんにちは、shufukaneko(@shufukaneko)です。今回は上のような悩みを解決します。

本記事の内容
  • そもそもSlackとは
  • プリントの共有方法としてSlackを使うメリット
  • Slackを使ったプリントの共有方法
  • プリントを共有するときの注意点

Slackはもともとビジネスチーム内のコミュニケーションをまとめるためのツールで、情報共有はもっとも得意とするところです。そのため、家庭内でもSlackを活用することで学校や保育園のプリントを効率的に共有できます

ということで、本記事ではSlackを用いたプリントの共有方法についてお伝えします。

この記事のおすすめの人
  • 子どものプリントをよく失くしてしまう人
  • 仕事で忙しく夫婦で情報共有ができないことがある人
  • 家庭の中でもITツールを使って効率化を図りたい人

こんな人はぜひチェックしてみてください。

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そもそもSlackとは

お仕事と使っている方も多いと思いますが、Slackとは75万社 (2020年9月28日現在) を超える企業で利用されているビジネスチャットツールです。

2017年11月に日本語版がリリースされたばかりの、日本では比較的新しいソフトウェアになりますが、150過去以上の国で利用されており世界ではメジャーなビジネスツールとしてのポジションを確立していますね

仕事についてのコミュニケーションを1つにまとめることができるツールで

  • メッセージ
  • 音声通話
  • ビデオ通話

のすべてをSlack上で完結できます。

対応しているOSもWindows、macOS、Linux、iOS、Android、Windows Phone、Commondore 64。一般の方であればいつでもどこでも利用できると思って間違いありません。

ただここで知っておきたいのは、ビジネスだけでなく家庭内でもその能力を大きく発揮できるということ!便利なデジタルツールの恩恵は、決してビジネスのためだけではありません。

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Slackを使ったプリントの共有方法

では実際にパソコンブラウザ版のSlackを使ったプリントの共有方法を説明します。具体的には次の手順です。

Slackを使ったプリントの共有方法
  • ステップ1:ワークスペースの作成
  • ステップ2:Slackを日本語化する
  • ステップ3:情報共有用のチャンネルを作成する
  • ステップ4:写真をとってアップロードする

まだSlackを使ったことがないという人はぜひ参考にしてみてください。

ステップ1:ワークスペースの作成

Slackの公式サイト
Slackの公式サイト

まずSlackの公式サイトからワークスペースを作成します。「SLACK」を始める、もしくは「無料で試してみる」をクリックしましょう。

「+Slackワークスペースを作成する」を選択
「+Slackワークスペースを作成する」を選択

左側の「+Slackワークスペースを作成する」を選択してワークスペースを作りましょう。

利用するメールアドレスを登録
利用するメールアドレスを登録

利用するメールアドレスの登録を行います。

メールで送られた確認コードを入力
メールで送られた確認コードを入力

登録したメールアドレス宛に送られた確認コードを入力しましょう。

チーム名の入力
チーム名の入力

チーム名を入力します。家庭内で使用するなら適当なものでも大丈夫です。

共有するメンバーの追加
共有するメンバーの追加

ここで奥さんや旦那さんなど共有したい人のメールアドレスを忘れずに入力しておきましょう

共有するメンバーに表示されるメッセージ
共有するメンバーに表示されるメッセージ

次にメンバーに表示されるメッセージを入力します。このメッセージも家庭内で共有するだけなら適当なもので大丈夫です。入力できたら「メッセージを送信する」をクリックします。

すると奥さんの方にSlackへ招待するメールが届きますので、「会話に参加しましょう」をクリックしてSlackに入ってもらいましょう。これでSlackが始められます。

ステップ2:Slackを日本語化する

初めて開いた際は英語表示になっています。そのため使いやすいように日本語表示にしていきます。

環境設定の開き方
環境設定の開き方

まず画面左上のワークスペース名をクリックすると、メニューが展開されます。その中から「Preferences」を選択しましょう。

環境設定の「Language & region」からLanguageの項目を「日本語」に設定
環境設定の「Language & region」からLanguageの項目を「日本語」に設定

すると環境設定の画面が開くので、左側メニュー一覧の「Language & region」からLanguageの項目を「日本語」に設定します。これですべての表示が日本語になります。

ステップ3:情報共有用のチャンネルを作成する

新しいチャンネルの作成
新しいチャンネルの作成

次に情報を共有するための新しいチャンネルを作成していきます。画面左側「チャンネル」にある「+チャンネルを追加する」を選択し、「新しいチャンネルを作成する」をクリックしましょう。

チャンネル名の入力とプライベート設定
チャンネル名の入力とプライベート設定

チャンネル名は自由ですが、アルファベット順に並びます。頭に連番などを付けておくと並び替えしやすくなりますよ。なお、プライベートチャンネルを設定できますが、共有目的なら必ず外しておいてください

チャンネルへの共有メンバーの追加
チャンネルへの共有メンバーの追加

次にメンバーを追加する画面が表示されますが、必ず「メンバーすべてを追加する」を選択しましょう。「終了」をクリックすればチャンネルの作成が完了です。

shufukaneko
shufukaneko

今回はブラウザ版で紹介しましたが、スマホアプリでも同じことができますよ。

ステップ4:写真をとってアップロードする

あとは作ったチャンネルにプリントを撮影した写真とコメントを入力していくだけで、プリントの情報を共有できます。プリントの写真をとるのはスマホで行う方が多いと思いますので、スマホでの操作を例にして説明してきます。

Slackのアプリで共有用のチャンネルを選択
Slackのアプリで共有用のチャンネルを選択

まずスマホアプリのSlackを開いたら、共有用に作ったチャンネルを選択します。

アップロードする内容を入力して画像をアップロードする
アップロードする内容を入力して画像をアップロードする

あとは画面下でプリントの内容を入力して、右のカメラのアイコンから写真をとってアップロードするだけです。これでプリントが自動的に共有されます。

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プリントの共有方法としてSlackを使うメリット

プリントの共有方法にはいくつもの方法があります。

プリントの共有方法の例
  • 内容を口頭で伝える
  • プリントを壁にはっておく
  • カレンダーに予定書き込む
  • 写真をメールやLINEで送る

それぞれ次のようなメリットとデメリットがあります。

■「内容を口頭で伝える」

内容を口頭で伝えるイメージ画像
  • メリット:コミュニケーションを取りながら、関連する情報も共有できる
  • デメリット:伝える側と伝えられる側でのお互いの記憶に依存する。つまりお互いにしっかりと覚えておかないといけない。

■「プリントを壁にはっておく」

プリンとを張るコルクボードのイメージ画像
  • メリット:内容が正確なうえに必要なときに情報を取り出せる。
  • デメリット:場所に限りがあるため共有できる情報には限りがある。自宅でしか確認できない。

■「カレンダーに予定を書き込む」

予定を書き込むカレンダーのイメージ画像
  • メリット:日付に紐づけて、多くの項目を管理できる。
  • デメリット:書き込む欄が狭いため、共有できる情報が限られる。自宅でしか確認できない。

■「写真をメールやLINEで送る」

写真をメールで送るイメージ画像
  • メリット:デジタルデータでの保管も兼ねられる。
  • デメリット:量が増えると何をいつ共有したか管理が難しくなる。

しかしSlackを使えば、これらのメリットを兼ね備えながら、デメリットも補うことが可能になります

メリット1:どれだけプリントが来てもOK

山積みの書類のイラスト

特に子どもが小学校に入ると、毎日これでもかってくらいにプリントを持って帰ってきます。いらないプリントはその場で捨てるようにしていても、すぐにファイルがパンパンになってしまいますよね。

我が家でも小学校と保育園から毎日数枚のプリントを持って帰ってきます。あとで確認しようと思って机の上に置きっぱなしで、数日でとんでもない量になってしまっていることも珍しくありません

shufukaneko
shufukaneko

森林破壊が心配になるくらいのプリント量です。本当に。

でもSlackなら大丈夫!どれだけ多くのプリントがきても、Slackに保管しておけますので、紙は捨ててしまってOK。もうファイルがパンパンになることもありません。

ただし無限に保管できるというわけではなく、フリープランだと保存容量が5Gバイトまでと決まっています。

写真ファイルの容量が1枚5Mバイトとすると、5Gバイトでおよそ1,000枚の写真が保存できます

1,000枚ものプリントを保存できれば、子どもが一人なら年間160枚以上、二人なら年間80枚以上のプリントを共有できることになります。古くて必要のないプリントを削除していけば、保存容量に困ることはないでしょう。

メリット2:検索をかければ過去の情報もすぐに見つかる

検索虫眼鏡のイラスト「Search」

プリントの量が多くなってくると、いつどこにしまったか忘れてしまうことはよくあること。必要なときに限ってプリントが見当たらない、という経験をしたことが一度はあるでしょう。

わが家でも大切なプリントを紛失してしまったことが何回かあります。特に運動会や学芸会の時間や持ち物が書かれたプリントって、前もって配られる場合がほとんどですよね。直前に確認しようと思ったときに限って見つからないんですよ。

shufukaneko
shufukaneko

誰がプリントをしまったかで、もめる原因にもなりますよね。

しかしSlackなら大丈夫。どれだけ前にもらったプリントでも、検索をすればいつでも必要なときにプリントを確認できます。

「運動会」で検索すると運動会に関するプリントが表示
「運動会」で検索すると運動会に関するプリントが表示

例えば「運動会」と入力して検索を行うと、過去の運動会に関するプリントがずらっと。「修学旅行」と入力して検索すれば修学旅行に関するプリントが表示されます。

メリット3:チャンネルを使い分ければ管理もかんたんにできる

中が綺麗なバッグのイラスト

お姉ちゃんは小学校からプリントをもらってくるし、妹は保育園からプリントをもらってくる。おまけに習い事でもプリントが配られてきては、管理もぐちゃぐちゃになってしまいますよね。

shufukaneko
shufukaneko

うっかりお姉ちゃんの参観だと思ったら、妹の参観だったり。さすがにそれはだめですけど。

そんなときは「チャンネル」を使い分けることで管理がかんたんに行えます。チャンネルとはグループのような物で、それぞれにプリントのデータを分けて共有できます。

複数のチャンネルで管理
複数のチャンネルで管理

#小学校」というチャンネルには小学校でもらったプリントを、「#保育園」というチャンネルには保育園でもらったプリントを保存していけば、プリントがごちゃごちゃになることはありません。

子どもに関するチャンネルだけじゃなくても、仕事でメモしておきたいや趣味で覚えておきたいことなどそれぞれで分けて管理できますよ。

わが家の場合だと、子どものファイル「home」というチャンネルを作って家電の説明書や保証書を共有しています。

これで何か問題があったときでも説明書を探す必要がありませんし、さっと保証期間を調べられます。ちなみに写真だけじゃなくて、PDFファイルなんかも共有できますよ。

ちなみにチャンネルに関係なく検索はできるので、どこのチャンネルに保存したか分からなくなってしまっても見つけ出せます。さらにチャンネルごとに共有する相手を変更できるので、「#小学校」や「#保育園」などのチャンネルは奥さんや旦那さんと共有したほうがいいでしょう。

メリット4:Googleカレンダーとも連携できる

スマートフォン・スマホのイラスト

プリントに書いてある情報は基本的にやっぱりカレンダーで管理したいという人も多いはず。日付とともに管理すれば、必要なタイミングで情報が確認できますから。

shufukaneko
shufukaneko

カレンダーってやっぱり便利なんですよね。1カ月単位で予定が分かりますし。

実はSlackには他のアプリケーションと連携する機能もあるんです。Slackと連携できるアプリケーションは2,000種類以上あり、その中にはGoogleカレンダーもあります。

Slackから予定を確認して共有することはもちろん、Slackから予定を登録することも可能です。

Slackで学芸会のプリントを共有したら、そこからGoogleカレンダーに予定を登録できます
逆にGoogleカレンダーに予定が登録してあれば、事前に指定のチャンネルで通知させることも可能です。つまり自分だけでなくチャンネルを共有している奥さんや旦那さんにも通知を送れるというわけです

ちなみにGoogleカレンダーを使った予定の共有方法については以下の記事でも紹介していますので、よかったらご覧ください。

メリット5:プリントを追加したタイミングで共有している人に通知される

■

アプリケーションを使って情報を共有するときに心配なのが、見逃しやすいという点です。せっかく情報を共有できる準備を整えても見るのを忘れていた、気づかなかったということはよくあります。

shufukaneko
shufukaneko

うちの奥さんもスマホおんちなので、あるあるですね。

そんなときに便利なのが「通知機能」です。奥さんと共有しているチャンネルでプリントの画像を共有したら、そのタイミングで奥さんのスマホにも通知がいきます。

旦那さんが小学校のプリントを共有したら、奥さんのスマホには「旦那さんがチャンネル 『#小学校』にプリントを共有したよ」といメッセージが表示されます

これなら忘れずにSlackを見られますよね。

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プリントを共有するときの注意点

プリントを共有するときの注意点が1点あります。それは「プリントの内容を記入して共有する」という点です

実際にプリントを共有する際は、プリントの写真を共有することになります。しかしあとから検索を行う際、プリントの中身までは検索してくれません。そのためプリントの中身が何か分かるようにしておく必要があります。

プリント内容のおすすめの名前
プリント内容のおすすめの名前

オススメは「年月+プリント名」です。
例えば「2020年10月下校時刻案内」や「2020年5月保護者会案内」などです。こうすれば、プリントが増えてきても分かり安く管理できます。

shufukaneko
shufukaneko

ちなみにパソコンでもスマホでも「きょう」と打って変換すると、「○年○月○日」と日付表示が出るので楽に入力できますよ。

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Shufukanekoの雑感

本記事ではSlackを利用したプリントの共有方法について紹介してきました。Slackとっても便利なツールなため、ぜひご家庭でも活用していただけたらと思います。

またこの方法では奥さんや旦那さんなど、デジタルツールを利用する大人間での情報共有を前提としています。しかし大人間の情報共有と同じように大切にしなければいけないのが子どもとの間の情報共有です。

特に親は子どもの話に耳を傾け、子どもの目を見て知らなければいけないことや気づかなければならないことが多くあります。できるだけ子どもと直接話しをして、いろいろと聞いてみましょう。きっと一生懸命話してくれますよ。

shufukaneko
shufukaneko

自分もついついスマホやパソコンを見る時間が増えてしまっています。反省ですね。

デジタルツールはあくまで手段です。デジタルツールを使うことが目的にならないよう、常に子どもの存在が中心にある情報共有を心がけましょう

それでは。

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コメント

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